Благотворительный фонд «Шалаш» (профессионально работает с трудностями поведения, помогает детям, родителям и учителям, распространяет знание о проблеме, проводит исследования, создаёт педагогические методики) ищет в Москве административного менеджера.
Среди обязанностей:
Документооборот:
- обеспечивать эффективный документооборот: получать оригиналы договоров с подрядчиками, договоров ГПД и первичной бухгалтерии, отмечать наличие в реестре и раскладывать по папкам;
- отвечать за оцифровку всех хранящихся в бумажной форме документов: сканировать, систематизировать на внутреннем диске, своевременно пересылать в бухгалтерию;
- ежемесячно сверяться с бухгалтерией по наличию первичных документов: запрашивать у бухгалтера оборотно-сальдовую ведомость и передавать в бухгалтерию недостающие первичные документы;
- принимать и отправлять корреспонденцию (почтой России, курьером).
Подготовка документов:
- готовить документы, касающиеся договоров на оказание услуг: договоры, технические задания, доп. соглашения, акты об оказании услуг;
- передавать документы на подпись внешним контрагентам и сотрудникам;
- сообщать сотрудникам об изменениях в работе административного отдела (объявления, порядок соблюдения новых нормативных требований и т. д.);
- ежегодно проходить аудит (предоставлять договорную и первичную документацию аудитору по запросу).
Финансы:
- готовить реестр платежей к платёжным дням и пересылать реестр вместе со счетами на оплату в бухгалтерию;
- координировать подписание платежей в интернет-банке;
- готовить два раза в месяц реестры на выплату гонораров исполнителям по ГПД.
Подготовка отчётов:
- собирать необходимые документы для отчётов по грантам и договорам пожертвования: заверять копии документов, запрашивать недостающие документы у коллег и контрагентов;
- заполнять по шаблонам формы отчётов для благотворителей;
- готовить печатную версию отчёта и отправлять грантодателям/благотворителям.
Организация работы офиса:
- обрабатывать телефонные звонки и запросы с общей почты фонда;
- открывать новым сотрудникам доступы к рабочим онлайн-инструментам, помогать организовать рабочее место в офисе;
- вести базу резюме;
- контролировать работу подрядчиков, которые обеспечивают бесперебойную работу офиса: от оплаты ЖКХ до заказа канцелярских товаров и решения бытовых проблем.
Vacinartmsk 